Les entreprises doivent savoir tirer profit de cet univers concurrentiel à l’achat pour rester compétitives à la vente.

La fonction achats fait l’objet d’une nouvelle prise de conscience et constitue une fonction émergente dans un bon nombre d’entreprises. Aussi, dans un univers de plus en plus concurrentiel, le seul moyen de préserver sa marge consiste à réaliser des gains sur la productivité et sur les achats.

Les entreprises recherchent majoritairement une réduction des coûts, y compris une diminution des frais de transport, mais il s’agit également d’améliorer l’organisation des processus avec les services internes et les fournisseurs.

La solution « MACENTRALE » est conçue pour répondre spécifiquement à ces questions et atteindre les objectifs de réduction des coûts de votre entreprise.

Le regroupement des achats permet évidement une augmentation du volume d’achat, ce qui implique également que le pouvoir de négociation auprès des fournisseurs est plus important.L’objectif est également de favoriser les négociations des acheteurs auprès des fournisseurs et fournir des données consultables immédiatement.

Informations fournisseurs (liste non exhaustive) :

• Historique des achats
• Chiffre d’affaire généré
• Informations sur le niveau de qualité des produits
• Les coûts d’expéditions proposés
• Réactivité
• Chiffres clés / magasins…

Garder une traçabilité des accords via un processus adapté est indispensable.Cette Traçabilité des échanges acheteur/fournisseur permet d’éviter les conflits avec les fournisseurs mais aussi entre les différents services en interne.Évidement, centraliser les achats implique moins de personnes dans le processus d’achats, cela réduit donc le risque d’erreur dans la passation de commande et la responsabilité est facilement identifiable. Les acheteurs développeront une meilleure connaissance et des compétences spécifiques. La création d’une base commune de fournitures et d’achats standardisés permet un meilleur suivi comptable et une meilleure visibilité des dépenses par regroupement des achats en un seul lieu.

Tout gain réalisé sur les achats a un impact direct sur le résultat.

Toutes les actions mises en place dans les entreprises à la fin du 20ème siècle que se soit en réduisant les stocks, les gaspillages, en augmentant la productivité ou la qualité avaient comme objectif principal de baisser le prix de revient des produits. Cela a eu comme conséquence principale d’augmenter considérablement le poids des achats dans le prix de revient des produits. Les entreprises avaient de plus en plus de mal à vendre et à gagner des parts de marché, elles ont donc cherché à faire des gains ailleurs. D’abord, dans la production, en améliorant la productivité, puis en rationalisant les achats.La part des achats dans le coût de revient du produit fini ayant beaucoup augmentée, les entreprises se sont rendues compte qu’il y avait là un levier sur lequel elles pouvaient agir.La fonction achat constitue donc le levier privilégié permettant d’améliorer le profit de l’entreprise. L’amélioration des ventes assure la pérennité de l’entreprise alors que les gains sur achats génèrent une augmentation du profit. Les achats de biens et de prestations, tels que les matières premières, les emballages, le transport, la sous-traitance entrent dans la composition du prix de revient. Selon les secteurs d’activité, les achats peuvent représenter de 30 à 70% du prix de revient.Dans un contexte de concurrence toujours accrue, le seul moyen de maintenir sa marge consiste à maintenir, voire à réduire son prix de revient. L’entreprise doit donc jouer sur :

• Sa productivité,
• Ses achats.

Les gains de productivité passent généralement par de lourds investissements. En revanche, les gains sur achats sont accessibles plus facilement, si l’on s’y accorde de l’importance et du temps. Les achats représentent un pourcentage conséquent du chiffre d’affaires, il en est de même pour la composition du prix de revient. Effectivement, il est logique que les achats, soient aussi le poste de dépense le plus important dans le prix de revient d’un produit. De plus, on sait que le prix de revient d’un produit évolue à l’inverse de sa courbe de vie. C’est le phénomène insidieux mais inéluctable d’érosion de la valeur ajoutée de l’activité. Cette dégradation résulte de l’augmentation de la productivité du métier et de la diminution de la marge nette. Par conséquent, la plus grande part du prix de revient résulte des achats de matière et de composants dont la proportion augmente avec l’age du produit. Il est donc vital de maîtriser ses achats pour obtenir un prix de revient compétitif lorsque la concurrence est la plus féroce c’est-à-dire lorsque le produit est dans sa phase de maturité sur sa courbe de vie.L’autre incidence des achats sur le prix de revient est due au fait que la fonction achats est en connexion directe avec tous les services de l’entreprise. Lorsqu’un service met en oeuvre une action pour diminuer le prix de revient du produit, il existe une forte probabilité pour que le service achats soit impliqué directement ou indirectement. Par exemple, le service achats peut participer à la diminution du prix de revient d’un produit en faisant son apport :

• À la Recherche et Développement lors de la conception, en intégrant la technologie d’un fournisseur ou en amenant un nouveau concept découvert lors de la vieille commerciale.
• À la logistique, en proposant des standardisations ou des équivalences de produit permettant la diminution des coûts de gestion de stocks.
• À la qualité, en mettant en place des AQF (Assurance Qualité Fournisseur) visant à sécuriser les processus du fournisseur et en collaborant avec le fournisseur sur des plans de progrès.
• À la production, en amenant le savoir-faire des fournisseurs pour optimiser notre production.

Les enjeux commerciaux

Les achats représentent également des enjeux non financiers. L’avantage concurrentiel apporté par les achats ne se situe pas uniquement au niveau du prix mais aussi dans le choix des matières utilisées pour la réalisation du produit. Les achats sont donc également stratégiques dans la mesure où ils peuvent permettre un développement des ventes et une différenciation de la concurrence par un choix judicieux des matières constituant le produit fini. Ainsi, par exemple, une société de confection qui a trouvé un fournisseur capable de fabriquer un tissu en coton qui ne se froisse pas. Cette nouvelle matière première apporte un avantage concurrentiel à ses produits finis, elle est susceptible de contribuer au développement des ventes de l’entreprise en question.L’intégration de la fonction achats très en amont, dès la conception des produits, permettra à l’entreprise de tirer le meilleur profit des opportunités du marché fournisseur. De toute évidence, la qualité des produits fabriqués commence par la qualité des matières premières. Les clients et donneur d’ordre sont de plus en plus amenés à s’assurer de la performance de leurs fournisseurs, gage de leur propre performance. Ainsi dans le cadre de leur démarche qualité, ils développent les audits de leurs fournisseurs. Ils veuillent à leur performance au niveau des achats, en effet, les grandes firmes ont tendance à choisir des sous-traitants capables de comprendre la dimension stratégique des achats. Lorsqu’on évoque l’image de l’entreprise, on pense généralement à la fonction commerciale. Or la fonction achats est, elle aussi, en contact permanent avec l’extérieur, elle véhicule l’image de l’entreprise. Il faut donc en tenir compte lors du choix de l’acheteur, de l’aménagement des locaux dans lesquels il reçoit et plus largement dans la gestion quotidienne des relations avec les fournisseurs.L’honnêteté, le respect de la parole donnée, le professionnalisme, l’ouverture d’esprit sont autant de comportement vis-à-vis des fournisseurs qui serviront l’entreprise à long terme.

Achat ; relations avec les autres fonctions de l’entreprise

La fonction achat est amenée à travailler avec beaucoup d’autres fonctions de l’entreprise.

• Fonction achat et la Direction Générale.

  Ces deux fonctions de l’entreprise travaillent ensemble sur le plan stratégique. Elles ont la charge d’élaborer des politiques achats qui contribuent à la réalisation de la politique générale tout en étant réaliste. Elles décident également ensemble des tableaux de bords qui pourront être mis en place afin de suivre l’évolution des achats et de la comparer aux objectifs fixés par la politique achats.

• Fonction achat et bureau d’étude.

  Ici, la fonction achats a pour but de rechercher les sources d’approvisionnement dont l’entreprise aura besoin dans un avenir plus ou moins proche. Ainsi la fonction achats doit intervenir dès la conception des nouveaux produits. Cette intervention est essentielle car c’est la fonction achats qui peut le plus apportée de la valeur ajoutée à l’entreprise. En effet, le bureau d’étude peut prendre en compte les données du marché des fournisseurs et l’adapter aux contraintes et opportunités de l’entreprise. La fonction achat peut informer le bureau d’études sur :

  • Les nouvelles matières entrant dans la composition du nouveau produit,
  • Leur disponibilité sur le marché,
  • Leur prix…En retour, le bureau d’étude communique à la fonction achat :
  • Les axes de recherche de nouvelles matières en fonction de ses besoins,
  • Les spécifications techniques des articles à acheter, qui permettront de consulter les fournisseurs.

• Fonction achat et production.

  La production est le principal utilisateur des articles sélectionnés et négociés par l’acheteur, les deux fonctions sont donc amenée à se rencontrer même si la production est plus souvent en contact avec la fonction approvisionnements, qui l’alimente. La production communique à l’acheteur, au moment de la sélection des articles, ses exigences concernant les services que doit apporter le fournisseur en termes de :

  • Délai de livraison,
  • Minimum de commande,
  • Modules de commande,
  • Emballages et conditionnement des articles.

La production est la fonction la mieux placée pour évaluer la satisfaction par rapport à la qualité des matières achetées.

Elle sait si celles-ci sont faciles à travailler et adaptées aux équipements de l’entreprise.

D’autre part lorsque l’entreprise a recours à la sous-traitance, les relations entre la production et les achats sont renforcées car la sous-traitance concerne à la fois la fonction achats et la production.

• Fonction achats et Fonction approvisionnement.

  La fonction achats réalise le travail qui se trouve en amont de l’approvisionnement. Elle sélectionne et négocie les articles que l’entreprise sera amenée à utiliser. Elle doit communiquer à la fonction approvisionnements toutes les informations nécessaires au passage des commandes. En retour, la fonction approvisionnement devra l’informer des relations quotidiennes avec les fournisseurs et de leur façon de travailler, pour que l’acheteur puisse en tenir compte dans l’évaluation du fournisseur et lors de négociations ultérieures.

• Fonction achats et comptabilité.

  Les relations entre la fonction achats et la comptabilité sont administratives. Elles concernent d’une part l’établissement des budgets achats et d’autre part le contrôle et le règlement des factures fournisseurs. L’acheteur doit communiquer au comptable ou au contrôleur de gestion l’ensemble des informations dont il a besoin pour l’élaboration du budget achats.La fonction achats pourra se faire assister du comptable ou du financier pour l’évaluation financière des fournisseurs ou la décomposition de leur prix de revient.

• La fonction achats et la qualité.

  Lorsque l’entreprise dispose d’une fonction qualité, ses relations avec la fonction achats concernent le contrôle des matières achetées. L’acheteur et le responsable qualité définissent ensemble les critères de contrôle, ce dernier est responsable du contrôle même s’il ne l’effectue pas lui-même. Il transmet donc le résultat des contrôles à l’acheteur. Ils définissent également ensemble la méthode d’évaluation des fournisseurs.