Durant un nombre incalculable d’années, tout le monde a fait un amalgame entre la fonction approvisionnements et la fonction achats. Malheureusement dans des petites structures la distinction n’est pas encore bien établie. Cette confusion est tout à fait préjudiciable à l’optimisation des achats et des approvisionnements. Néanmoins, les dirigeants des petites structures, n’ont souvent pas un budget conséquent, et emploient une seule personne pour s’occuper des achats et des approvisionnements, ce qui peut créer une certaine confusion dans l’esprit des autres employés. Malgré le fait que ces fonctions soient souvent en étroite collaboration, elles ne réalisent absolument pas les mêmes activités. Voici donc les principales missions de ces deux fonctions.

Les achats sont en charge de :

– Répondre à un besoin exprimé ;– Consulter et sélectionner les fournisseurs ;– Négocier les conditions d’achats (prix, conditions de paiement…).Il est clair que l’achat ne désigne pas uniquement les achats destinés à la production mais recouvre également tous les autres achats de l’entreprise.La fonction achats joue un rôle d’interface dans l’entreprise. Elle est le fournisseur attitré de l’entreprise c’est-à-dire qu’elle doit répondre au mieux et au plus vite aux besoins de ses clients internes.Essentiel dans le cas des groupes de franchisés, ce sont les acheteurs au siège qui doivent s’assurer du sérieux du fournisseur.Mais elle est également le client de ses nombreux fournisseurs externes, elle a pour mission d’acquérir les biens et services dont ses clients ont besoin, dans les meilleures conditions commerciales.

Les approvisionnements sont, quant à eux, en charge :

– Le calcul de la quantité à commander et de la date à laquelle cette quantité doit être livrée,– Le passage de commandes,– Le suivi de livraison,– La gestion des stocks.Ces deux fonctions n’ont souvent pas été dissociées car elles travaillent conjointement dans l’évaluation des fournisseurs, le traitement des litiges ainsi que sur la définition des conditions de mises à disposition des produits (taille de lot, délai de livraison…).